Toda organización que use Loan Performer debe implementar el SIG. Este manual define cosas como derechos de usuarios, estrategia de respaldo (BACKUPS), controles etc. Refleja la situación de la organización en sierto momento en el tiempo y el manual debe ser actualizado regularmente para mantenerlo sincronizado con el desarrollo práctico en el campo. El siguiente es un ejemplo de un manual y debe ser modificado acorde a su organización.

Derechos de Usuarios
El usuario “Performer” es un usuario publico y debe ser eliminado.

Acceso a Loan Performer debe ser limitado al siguiente personal.
1. Supervisor de MIS. Una persona de la oficina principal, por defecto esta persona tiene control total sobre el sistema.

2. Gerente de Sucursal.

3. Contador. El contador es usualmente hace mas que contabilidad, el o ella es también secretario de entrada de datos, registrando grupos nuevos, miembros nuevos, depositos, préstamos y pagos.

En este momento ningun otro del personal debe tener acceso a Loan Performer. La implementación de Loan Performer puede ser mejor anejada si un grupo selectivo de personas tienen acceso a el. Esa gente se convertirán en expertos y podrán enseñar a otros cuando se sientan capaces. Esto se aplica especialmente a la posición de Contador. Una vez esta persona esté familiarizada con las entradas en el menú de clientes, los depósitos y préstamos, estas funciones pueden ser delegadas a un secretario de entrada de información y el contador podrá dedicarce a la contabilidad de lleno.

Inicialmente el Supervisor de SIG le da una contraseña al usuario que es válida por 30 días. Una vez este período expire, Loan Performer le informará al usuario que su contraseña está expirada y le dará un período de gracia de 5 entradas. El usuario debe cambiar su contraseña durante las 5 entradas al sistema. Si la persona no lo hace, no tendrá mas acceso a Loan Performer y el supervisor de SIG tendrá que darle nuevamente acceso.

No todas las opciones del menú deben estar activada para todos los usuarios. Elementos a desactivar son:

- Clientes/Clientes de Negocios

- Clientes/Co-Deudores o Fiadores

- Acciones (la organización no tiene acciones)

- Ahorros/Depositos a Plazo (Todos los menús no tienen depósito a plazo)

- Ahorros/Intereses/Interés en ahorros a Plazo

- Préstamo/Recalcular Interés (Préstamo sobre balance decreciente no son dados.)

- Préstamos/Modificar Garantes y Colaterales

- Préstamos/Reporte de la Cartera/Reporte de Garantes o Fiadores y Colaterales

- Préstamos/Reporte de la Cartera/Préstamos garantizados por Fiadores o Garantes

- Préstamos/Reporte de la Cartera/Reporte de la cartera de Miembros de Grupo (no hay monitoreo de miembros de grupo activado)

- Archivos de Soporte/Lenguajes (esta opción no es usada)

- Archivo de Sopporte/Rechazo de Préstamos (esta opción no es usada)

- Sistema/Configuración/Acciones (La org. no maneja acciones)

- Sistema/Configuración/Actualizar Base de Datos Corporativa

Opciones a ser desabilitadas para el Gerente de Sucursal y Contador (Todas las opciones estan limitadas al Supervisor de SIG):

- Préstamo/Castigar Préstamos

- Préstamo/Castigar varios Préstamos

- Archivos de soporte: Todas las opciones excepto área geográfica

- Sistema/Archivar

- Sistema/Vitácora de Usuario

- Sistema/Configuración: Todos excepto usuarios

- Presupuestos

Como el Supervisor de SIG es el único que tiene acceso a la configuración, el o ella tiene que mantener al gerente informado acerca de la contraseña de el o ella. Esto es crucial ya que esta persona es la única que tiene acceso a la configuración. Si esta persona deja la organización, y no ha informado a nadie, la organización ya no tendra mas acceso a Loan Performer. Por esta razon solamente el supervisor de SIG puede establecer la validez de la contraseña de el o ella para el período máximo de 999 días.

El presupuesto debe ser introducido en la sucursal por el Supervisor de SIG y estos no deben ser modificables por el personal de la sucursal. El reporte de presupuestos de igual forma es accessible.

Opciones a desabilitar para el Contador/ra:

- Préstamos/Recalcular Fecha de Préstamos

- Archivos de soporte: Todos.

- Sistema/Configuración: Todos

Configuración

Opciones debajo de Soporte Archivos/Titulo:

Sr.

Sra.

Srta

Opciones debajo de Soporte Archivos/Fondos, Donantes:

00 Fondo Interno

01 Donante 1

02 Donante 2

Opciones Debajo de Soporte Archivos/Lenguajes: ninguno (No se utiliza)

Opciones debajo de Soporte Archivos/Negocio Sector:

0 Agricultura

1 Comercio

2 Industria

3 Servicios

4 Otros

Opciones debajo de soporte Archivos/Areas geograficas:

Deacuerdo a códigos nacionales.

Opciones debajo de soporte Archivos/Rechazo de Préstamo ninguno (no utilizado). Una aplicación es rechazada, pero esto es casi siempre temporalmente, cambiara y sera aprobada.

Opciones debajo de soporte Archivos/Nivel de educación:

00 Deconocido

01 Sin educación

02 Educación Primaria

03 Educación de Segundo Nivel

04 Educación de Nivel mas Alto

Opciones debajo de soporte Archivos/Nivel de Ingresos:

  00 Desconocido

01 De 100 a 300 Dolares

02 De 300 a 600 Dolares

03 De 600 en Adelante

Opciones debajo de soporte Archivos/Clientes Categoria 1:

0 Desconocido

1 Urbano

2 Rural

Opciones debajo de soporte Archivos/Clientes Categoria 2:

0 Desconocido

1 Recidencia Permanente

2 Recidencia Alquilada

3 Precarista

Opciones debajo de soporte Archivos/Categoria Clientes 3: (no utilizado)

Opciones debajo de soporte Archivos/Préstamos Categoria 1:
 0 Desconocida
 1 Préstamo para trabajar capital
 2 Préstamo para invertir
 3 Otro tipo de Préstamo

Opciones debajo de soporte Archivos/Préstamos Categoria 2:
 0 Desconocida
 1 Préstamo Subvencionado
 2 Préstamo no Subvencionado

Opciones debajo de soporte Archivos/Préstamos Categoria 3: ninguna (no utilizada)

Opciones debajo de soporte Archivos/Miembros Categoría 1: ninguna (no utilizada)

Opciones debajo de soporte Archivos/Miembros Categoría 2: ninguna (no utilizada)

La página de sistema/configuración/general debe ser configurada de la siguiente forma:

Cuenta de Bancos

Cada Sucursal tiene 3 cuentas de bancos, uno para operaciones uno para ahorros y el otro para préstamos. Es esencial para el control que al final de cada mes la cuenta de los bancos esta balanceada con la de ahorros de Loan Performer.

Catálogo de Cuentas

El catálogo de cuentas está organizado deacuerdo con el Sistema Contable Americano o igual puede ser ajustado al Sistema Contable Latinoamericano. Too esto depende de como maneje su sistema contable.

Procedimiento de Cierre de día.

1. El Reporte de Cierre de día. El contador debe preparar la impresion del Cierre de Día al final de cada día. El reporte muestra la captura de transacciones dede la última fecha de cierre. El contador adjunta los documentos que autoricen estos registros. El o ella tiene que verificar las transacciones, ver si estan registradas correctamente y presentar el documento al supervisor de la sucursal para firmar por el cierre de día. Si el o ella esta deacuerdo será firmado y archivado, de no ser así, las correcciones pertinentes deben registrarce y el informe deberá ser impreso nuevamente.

Para cada correccion un documento debe ser levantado.

El mismo tendrá los siguientes campos:

Número de Documento

Fecha

Día de captura en Loan Performer

Número de Cuenta, Nombre de la Cuenta, Descripción, Producto Codigo, Campo de Débito y Crédito (dos líneas)

Firma

Debe especificarse porque se levanto este documento y el mismo debe estar adjunto al Reportte de Cierre de Día.

Cada reprte cierre de día tiene un número secuencial. El reporte debe ser llenado deacuerdo al número secuencial.

2. Respaldo. El contador hace un respaldo al final de cada día. Este es el respaldo diario. Este respaldo reescribirá el respaldo del día anterior al ultimo día de la semana una copia semanal de respaldo es hecha. Este es un respaldo separado que está siendo guardado por una semana para ser sobreescrito por el respaldo semanal de la otra semana.

Los respaldos son hechos en unidades de CD, Discos Duros Externos o unidades de Zip. Los discos floppy o de 3.5 no son admitidos. Los respaldos son mantenidos en la casa del Supervisor o el Contador, NO en la oficina

Procedimiento de fin de semana.

El Contador/Supervisor tiene que verificar lo siguiente:

1. El balance de los Ahorrros con el Mayor General

Produzca el reporte de balance de ahorros por cobrar y el balance de prueba al el último día del mes. El total de ahorros del balance de ahorros por cobrar es igual a los ahorros en el balance de prueba? Si no es así porfavor corrija.

2. Verifique el balance de los intereses en el mayor general.

Si un interes en los ahorros ha sido pagado, genere el reporte del Ultimo/Interes en Ahorros pagado y el balance de prueba a fin de mes. Si el Total de interes que ha sido pagado es igual al interes pagado en el balance de prueba? Si no porfavor corrija.

3. Verifique el balance de los préstamos con el Mayor General

Genere el reporte de préstamos por cobrar y el mayor general al último día del mes. Si el valor en el reporte de préstamos por cobrar es igual al del mayor general? Si no porfavor corrija.

4. Verifique el balance de intereses y penalidades recibidos en el mayor general.

Genere un informe en Préstamos/Portafolio o cartera Reportes/Reportes en Pagos/ Pagos hechos en un período y el balance de prueba al último día del mes. Es igual el total de interes y penalidades recibidos en un mes igual al monto reflejado en el balance de prueba? Porfavor corrija.

5. Balance de Fondos Sistema/Fondos = Fondos del balance de prueba

Si algun fondo ha sido recibido/desembolsado, verifique si es igual al monto de fondos en el balance general? Si no porfavor corrija.

6. Balance de cuenta de efectivo = Loan Performer Cuenta de efectivo

El balance de la cuenta de efectivo esta correcto? Compare Loan Performer Balance de Prueba cuenta de efectivo contra la cuenta.

El contador debe crear un folder con todos estos reportes y presentarlos al Supervisor de la Sucursal.

2. El contador debe hacer un Respaldo Semanal

Procedimientos de Fines de Mes.

El contador realiza todos los controles establecidos anteriormente pero también hace lo siguiente:

1. Estado de Cuenta de Bancos = Loan Performer Balances de Bancos

Están los balances de los 3 bancos correctos? Compare Loan Performer Balance de prueba con los estados de cuenta de los bancos. Esto quiere decir que las tres cuentas deben ser actualizadas con comisiones que los bancos han cambiado.

2. Hacer el balance de ahorros del banco igual al de ahorros en Loan Performer.

Comparar Loan Performer Balance de Prueba al final del mes con el estado de cuenta de los bancos para los ahorros. Cualquier sobrante deberá ser transferido a las operaciones de la cuenta del banco. Cualquier déficit debe ser transferido desde la cuenta de operaciones del banco a la cuenta de ahorros del banco.

3. Hacer que el balance en la cuenta de prestamos del banco sea igual al Fondo menos los prestamos por pagar.

   Fondo = Banco (Préstamos) + Prestamos por pagar

El Fondo es igual al balance del banco en la cuenta de Fondo Revolvente mas los prestamos por cobrar? Para cualquier sobrante deberá ser transferido a del banco cuenta de prestamos a la cuenta de operaciones del banco. Para cualquier deficit, la transferencia deberá ir al otro lado. Es necesario que primero el mayor general del banco se haya actualizado con cualquier comision del banco y que Loan Performer Mayor General este balanceado con el del banco.

El contador debe crear un folder con todos estos reportes y presentarlos al Supervisor de la Sucursal.

El Supervisor del SIG debe visitar las sucursales mensualmente.

El o ella debe hacer lo siguiente:

1 Haga mantenimiento (Sistemas/Purgar, ejecute LPFIndex para reorganizar archivos)

2 Verifique si los respaldos fueron hechos.

3 Si los cierres diarios han sido impresos para cadia día del mes..

4 Que los reportes de cierre de día tengan las autorizaciones a los registros añadidos.

5 Ver la bitácora de usuario, verificar si han estado accesando el sistema si la autorización debida, luego limpie la vitacora.

6 Verifique la configuración (imprima todas las páginas y verifique si los parámetros de configuración estan establecidos aún como debieran).

7 Genere un reporte del control para el Gerente General.

Reporte y Monitoreo.

1. Reporte para el oficial de prestamos

1.1 Todos los Viernes medio día “La cartera de clientes por oficial de crédito” el reporte es impreso por cada oficial de crédito. Esto muestra el rendimiento o no de cada oficial de préstamos en relación a los prestamos procezados.

1.2 Todos los Lunes en la mañana el “Monto vencido” el reporte es impreso por 6 días consecutivos (Lunes a Sábado). Cuando el tesorero del grupo viene con el comprobante o “slip” de depósito, el contados marca los préstams que son pagados durante el día. Al final del día sabrá que grupo pago e informa al oficial de préstamos que le dé seguimiento el proximo día.

2. Reporte del contador.

2.1. Todos los reportes establecidos para hacer este control.

3. Reporte para el gerente de sucursal.

3.1. Todos los reportes establecidos para hacer este control.

3.2. Al final de todas las semanas el reporte de pagos atrasados y análisis de antiguedad es generado. El gerente de sucursal compara estos con el mismo reporte de la semana pasada y el Lunes lo discute con los oficiales de créditos, manera de disminuir los atrasos en pagos.

3.3. Dos veces por Mes (Cada 15 del mes y cada fin de mes) El reporte de presupuesto es generado. El gerente de sucursal verifica que no se exeda de lo presupuestado.

4. Reporte para el Gerente General.

4.1. Al final del mes el Gerente General recibe los informes generados por las respectivas sucursales..

4.1. A final del mes el G.G. recibe las carteras por oficial de crédito y el análisis de rendimiento. El o ella verifica si la cartera de clientes crece deacuerdo al plan anual establecido.

4.3. Al final del mes el G.G. también recibe la cartera de clientes a riesgo, los atrasos y antiguedades, para discutirlo con el Gerente de Sucursal.

4.4. Al final del Mes el G.G. recibe el balance de prueba y los reportes de presupuestos de todas las sucursales – una vez en su poder – Lo discute con los Gerentes de Sucursal.

5. Reporte para los Donantes

5.1. Cada fin de mes el donante recibe los reportes indicados como consolidados de todas las sucursales.

5.2. Inicialmente cada fin de mes y luego cada 4 meses el donante recibe el balance de prueba de y el reporte de presupuesto como un reporte consolidado (No por Sucursal)

Problemas

Hay 3 niveles de problemas: el de usuario, el nivel de supervisor y el de proveedor. Cada nivel tiene ciertos derecho tanto como limitaciones.

Para el primer nivel (El usuario en la sucursal) las opciones son:

- Limitado en marcar cambios en configuración.

- Hacer respaldos como esta establecido (Obligatorio)

- Restaurar respaldo de ser necesario (El Supervisor de sucursal debe verificar esto)

- Reorganizar o Reindexar Archivos (El Supervisor de sucursal debe verificar esto)

- Comunicar al supervisor si no encuentra solución al problema.

Para el segundo nivel (supervisor) las opciones son:

- Verificar el uso correcto de la base de datos en la sucursal y asistir la misma de ser necesario.

- Hacer cambios en la configuración a nivel de sucursal.

- Nunca accesar la base de datos sin usar Loan Performer.

- Comunicar al suplidor del programa si no encuentra solución.

El ercer nivel (el suplidor) tiene posibilidades de cambiar el código del programa y accesar a la base de datos del cliente si el así lo requiere.

Errores mas comunes.

En caso de que la base de datos sea inaccesible el usuario puede ejecutar LPFIndex.exe desde el directorio o carpeta LPF605. Loan Performer debe estar cerrado antes de ejecutar este archivo. Si el archivo esta adulterado-lo mas comun con en caso de fluctuación en el sistema electrico-reindexar o reorganizar resolverá el problema.

En caso de que no sea así, Loan Performer no le permitirá accesar la base de datos y le pedirá restaurar el respaldo mas recien. En todo caso el usuario debe copiar la base de datos dañada a una carpeta “C:\Dañada”). Esto es sólo en caso de que el respaldo no funcione. Si ese es el caso y no se restaura el respaldo del día anterior el respaldo del fin de mes debe restaurarce.Si esto no resuelve todavia el problema, el supervisor debe comunicarselo al gerente de la sucursal y este a su vez enviar la basse de datos al proveedor del software para su reparación.

En caso de que la base de datos no sea tan grande, esta puede comprimirce y enviarse por correo. Todos los archivos con extención .BAK pueden eliminarce de la carpeta. De igual manera no es necesario incluir el archivo “LANG.DBF” y “LANG.CDX” ya que contienen unicamente etiquetas del lenguaje utilizado y toma mucho espacio. El resto deberá ser comprimido y enviado como un adjunto por correo dando la explicación del fallo de la base de datos y la version de Loan Performer utilizada. Lo mas probable es que Crystal Clear Software desarrollará un archivo ejecutable que resolverá el problema y este proceso puede durar algunos días.

Es muy vital si el Supervisor de SIG puede enviar una fotografía de la pantalla en el momento del problema. Oprima Print’Screen en el lado superior derecho de su teclado cuando tenga el problema y peguelo en Word y envielo como un adjunto. Porfavor añada cualquier información que pueda ser útil como (que hacia, donde oprimio, etc.). También asegurece de que la pantalla de error no cubra ninguna información necesaria en el trasfonde de la misma.

Seguidamente describimos algunos problemas que puede enfrentar el usuario.

1. No puedo encontrar el programa de Loan Performer.Es posible que el icono del escritorio tenga una referencia incorrecta. El usuario puede hacer “click” con el botón derecho del mouse y seleccionar “Propiedades”. El “Acceso Directo” tiene 2 casillas principales. El Destino debe decir “C:\LPF605\LPF.EXE” y el inicio debe decir “C:\LPF605”.  Si no modifique y salve, luego haga doble click en el icono.

Es posible iniciar Loan Performer de una manera distinta. En Windows 95/98/2000 en el botón de “Inicio” , escoja “Buscar”, luego “Archivos” y escriba “lpf.exe”. si lo encuentra haga doble click sobre el archivo encontrado y Loan Performer iniciará.

2. No encuentro la base de datos de Loan Performer.Oprima “Inicio” en  Windows 95/98/2000 seleccione “Buscar” luego “Archivos” y escriba “lpfdata.dbc”. Si lo encuentra asegurece de que el archivo “Path.lpf” que está localizado en la carpeta de Loan Performer, contenga la dirección a la base de datos en la primera línea. Puede abrir este archivo con el “Note Pad” y editarlo.

3. Loan Performer inicia con la base de datos equivocada.Puede hacer el paso 2 nuevamente para encontrar su base de datos correcta. También es posible que tenga varios ejecutables, cada uno con una versión distinta. Cada versión trabaja solamente con una base de datos de la misma version. Si su ejecutable inicia con la version incorrecta, deberá cambiar el contenido del archivo “path.lpf” – con Notepad – y crear la referencia correcta.

4. Tengo un problema de reindexado que no puedo reparar.Si inicia Loan Performer, los datos son validados, en caso de problemas, Loan Performer le pide autorización para repararlos. Si no puede corregir esto, el programa se cerrará. Usted ahora puede reorganizar sus archivos externamente. Esté seguro de que Loan Performer está cerrado, luego inicie “LPFIndex.exe” en el explorador de Windows este reorganizará los datos haciendo referencia al archivo “Path.lpf”. si a[un no puede solucionar el problema tendrá que restaurar los respaldos.

5. Cuando coloco una fecha me dice “Fecha Invalida”.Por defecto Loan Performer utiliza el formato dd/mm/yyyy. Recibe este mensaje si coloca 06/22/01 para 22 Junio en Formato Americano. El sistema Británico no reconoce esto. Tendrá que cambiar el formato de la fecha en la configuración (Pagina 1).
Tambien es posible que introdujo una fecha incorrecta (31/2/2003 por ejemplo). Oprima ESCAPE o la tecla de INICIO e intente nuevamente.

6. Cuando tengo un campo numerico con un valor y quiero cambiarlo, no se copia lo que quiero. Lo mas sencillo en seleccionar el campo y sobreescribirlo con la información requerida. Esto siempre trabaja, puede usar la tecla de ENTER. Esto borrará información a la derecha del cursor. El comportamiento de la tecla de ENTER es distinto al del ratón o al TAB, ya que éstas no borran la información a la derecha del cursor.